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首先，公文可以但并非必須使用“仿宋_GB2312”字體。1
有人說(shuō)，公文要用“仿宋_GB2312”是因?yàn)閲?guó)家這么規(guī)定；還有人說(shuō)，雖然現(xiàn)在只規(guī)定用仿宋體，但以前的標(biāo)準(zhǔn)要求使用“仿宋_GB2312”。這些說(shuō)法都是錯(cuò)誤的。
現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704—2012）僅指出：“如無(wú)特殊說(shuō)明，公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字。”“（正文）一般用3號(hào)仿宋體字……”此前的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704—1999）和《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704—1988）也僅提到仿宋體，而1951年以來(lái)中央層面的所有公文處理?xiàng)l例（辦法）2甚至均未直接規(guī)定字體。
可見(jiàn)，公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)僅要求用仿宋體，而未明確用哪種仿宋體?！胺滤蝊GB2312”作為一種仿宋字體固然符合規(guī)范，但也并非唯一選擇。
需要說(shuō)明的是，有一種流傳甚廣的觀點(diǎn)說(shuō)“仿宋_GB2312”字體是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，因此公文應(yīng)當(dāng)用它，而非其他仿宋字體。這也是錯(cuò)誤的。
“仿宋_GB2312”字體名稱(chēng)中的“GB2312”指的是一個(gè)計(jì)算機(jī)字符編碼國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，這表示“仿宋_GB2312”支持（且僅支持）這一編碼標(biāo)準(zhǔn)，而并不表示它本身是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。
“GB2312”指的是《信息交換用漢字編碼字符集 基本集》（GB 2312—1980），它是一套1981年開(kāi)始實(shí)施的簡(jiǎn)體中文編碼，僅收錄6763個(gè)漢字（和682個(gè)其他字符）。此后的《漢字內(nèi)碼擴(kuò)展規(guī)范》（GBK，收錄21003個(gè)漢字）、《信息技術(shù) 信息交換用漢字編碼字符集 基本集的擴(kuò)充》（GB 18030—2000，收錄27533個(gè)漢字）和《信息技術(shù) 中文編碼字符集》（GB 18030—2005，收錄70244個(gè)漢字）均向下兼容 GB 2312。也就是說(shuō)，我們現(xiàn)在使用的漢字字體基本上都符合 GB 2312。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，“仿宋_GB2312”并沒(méi)有什么特別的。
然而，由中國(guó)長(zhǎng)城計(jì)算機(jī)集團(tuán)公司設(shè)計(jì)的“仿宋_GB2312”，是 Windows XP 操作系統(tǒng)及一些更早版本 Windows 系統(tǒng)的預(yù)裝字體。在黨政機(jī)關(guān)電子化辦公剛剛起步的那個(gè)時(shí)候，計(jì)算機(jī)大多是 Windows XP 系統(tǒng)。對(duì)于公文所需要的“仿宋體”，考慮到簡(jiǎn)便性和通用性，“仿宋_GB2312”幾乎是唯一的選項(xiàng)，因而成為了那時(shí)通行的公文字體。
后來(lái)，Windows 從下一代系統(tǒng)（Vista）開(kāi)始放棄了“仿宋_GB2312”（不再預(yù)裝，仍可手動(dòng)安裝），改用北京中易中標(biāo)電子信息技術(shù)有限公司設(shè)計(jì)的“仿宋”。中易“仿宋”支持 GB 18030 字符集，能顯示的漢字比“仿宋_GB2312”多得多，且字形也作了優(yōu)化。但是，由于種種原因，已經(jīng)過(guò)時(shí)的“仿宋_GB2312”直到今天仍在公文中廣泛使用。這些原因包括：使用和閱讀“仿宋_GB2312”已形成習(xí)慣，看其他字體不順眼；為了兼容沒(méi)有新字體的電腦而繼續(xù)使用舊字體；通過(guò)前輩和公文教程等途徑得知應(yīng)該使用“仿宋_GB2312”，甚至誤以為這是國(guó)家規(guī)定；更換新字體不知道有沒(méi)有錯(cuò)、會(huì)不會(huì)被批評(píng)，但沿用舊字體一定沒(méi)問(wèn)題；等等。
但“仿宋_GB2312”確實(shí)已經(jīng)過(guò)時(shí)了。即使不談字形上的問(wèn)題，它僅支持 GB 2312 這套四十多年前的編碼，就意味著它本應(yīng)被淘汰──至少是逐漸淘汰。由于 GB 2312 字符集過(guò)小，“仿宋_GB2312”不但無(wú)法顯示生僻字、繁體字，而且連一些不算太生僻甚至比較常用的漢字都不支持（通常會(huì)被替換為“微軟雅黑”等其他字體顯示）。例如：用作編號(hào)（如“二〇三五年”）的漢字?jǐn)?shù)字“〇”、“瞭望”的“瞭”、“涅槃”的“槃”、“啰嗦”的“啰”，以及常用于人名的“镕”“玥”“喆”“堃”“芃”“旻”“翀”等等。
對(duì)于支持 GB 18030 的中易“仿宋”，顯示上述漢字根本不成問(wèn)題。而且，隨著預(yù)裝中易“仿宋”的新系統(tǒng)的普及，使用“仿宋_GB2312”的文檔反而會(huì)在沒(méi)有手動(dòng)下載安裝相應(yīng)字體的電腦上被錯(cuò)誤顯示。目前，確實(shí)有一部分機(jī)關(guān)使用的是中易“仿宋”。
除了 Windows 預(yù)裝的上述兩種仿宋字體，公文經(jīng)常使用的還有北大方正的“方正仿宋”系列字體（包括“方正仿宋簡(jiǎn)體”“方正仿宋_GBK”“方正仿宋_GB18030”“方正公文仿宋”等一些字形相同或相似的字體）。一方面，這是因?yàn)榉秸菄?guó)內(nèi)較大的字體品牌之一；另一方面，這也一定程度上受到了機(jī)關(guān)辦公國(guó)產(chǎn)化的影響3。還有一個(gè)重要且可能更根本的原因：很多機(jī)關(guān)（尤其是級(jí)別較高的）正式印發(fā)的公文，是在印刷廠使用“方正書(shū)版”軟件進(jìn)行排版的，而“方正書(shū)版”使用的就是方正字體?。目前，一些機(jī)關(guān)已經(jīng)明確要求公文使用方正字體。
最后，簡(jiǎn)單談一下公文推薦用哪種字體。從普通個(gè)體的角度來(lái)說(shuō)，當(dāng)然應(yīng)該遵從所在單位的使用習(xí)慣；假如大家都在用“仿宋_GB2312”，那就也用“仿宋_GB2312”。但從規(guī)范制定者的角度來(lái)說(shuō)，“仿宋_GB2312”應(yīng)該被放棄；如果還在用 Windows 系統(tǒng)辦公，使用中易“仿宋”是一種進(jìn)步；但考慮到機(jī)關(guān)國(guó)產(chǎn)化趨勢(shì)并對(duì)標(biāo)上級(jí)做法，一步到位使用“方正仿宋”（通常是“方正仿宋_GBK”）或許是更好的選擇。
